如何在競爭激烈的國際招標項目中取勝已成為國內(nèi)企業(yè)十分關(guān)心的課題，本文結(jié)合國際招投標活動的一些重要原則和觀念以及國際貿(mào)易慣例和我國投標人的經(jīng)驗教訓(xùn)，詳細給出了編制有競爭力的投標文件的基本依據(jù)和必要條件，在此基礎(chǔ)上，詳細剖析了投標文件中的相關(guān)內(nèi)容。本文對于編制有競爭力的投標文件具有普遍的指導(dǎo)意義。
國際招標與投標是一種國際上普遍采用的、有組織的市場交易行為，是國際貿(mào)易中商品、技術(shù)和勞務(wù)的一種買賣方法。國際投標是投標人利用競標機會進行銷售或出口的商業(yè)活動，也是國內(nèi)企業(yè)將商品、技術(shù)和勞務(wù)打入國際市場的有力武器。因此研究投標人如何制作有競爭力的投標文件，從而提高中標率顯得尤為重要。
投標人在開標前會做大量的準備工作，但最終投標人對招標文件的響應(yīng)是通過其投標文件來反映的，招標人選擇誰或不選擇誰都是要根據(jù)投標文件的具體內(nèi)容來做出決定的，廢標和中標與否都要在投標文件中找出相應(yīng)的依據(jù)。所以，投標人應(yīng)對投標文件給予足夠的重視，力求遞交的是一份內(nèi)容上完整、實質(zhì)上響應(yīng)、價格上有競爭力、制作上精美的投標文件。
世界各國凡采用國際招標方式進行采購的項目一般都在各行業(yè)和機構(gòu)的“招標文件范本”基礎(chǔ)上編制招標文件。目前流行的范本大多以世界銀行發(fā)布的“招標文件范本”為基礎(chǔ)，并根據(jù)各國的法律要求和項目的實際情況做出適當(dāng)調(diào)整。國際投標涉及諸多領(lǐng)域，本文僅以機電產(chǎn)品采購項目的國際投標為例，結(jié)合國際投標的特點，從理解招投標活動的一些重要原則和觀念入手，介紹編制有競爭力的投標文件的相關(guān)內(nèi)容。
一、招投標活動的一些重要原則和觀念
在介紹制作投標文件之前，有必要把目前世界各國普遍認可的招投標活動的一些重要原則和觀念總結(jié)介紹如下：
1.招投標活動是基于規(guī)范文本形式的經(jīng)濟活動：
(1)招標人的購買意圖體現(xiàn)在書面的招標文件中，而投標人的投標內(nèi)容通過書面的投標文件反映；
(2) 在投標截止日期前，招標人澄清投標人提出的問題或招標人主動對招標文件進行修改，都應(yīng)通過書面方式進行，并在投標截止日期前書面通知所有購買招標文件的投標人，成為招標文件的一部分，而投標人應(yīng)書面回函確認；遞交后的投標文件如有修改，也應(yīng)在投標截止日期前書面進行；
(3)評標中的澄清不論雙方見面與否均應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)通過書面形式提出并回答，澄清文件需由投標人代表簽字，否則無效；
(4)投標文件要用招標文件規(guī)定的文字完成并打印，一般不能手寫；
(5)投標文件每頁都要由投標人代表用姓或首字母小簽，修改的地方也要小簽證明。如簽字人不是投標人的法定代表人，應(yīng)出具法定代表人的授權(quán)書；
(6)在唱標時沒有根據(jù)書面投標文件讀出的降價聲明、選擇報價或備選投標方案在評標時將不予考慮；
(7)決定投標的響應(yīng)性只根據(jù)投標文件本身的內(nèi)容，而不尋求外部的證據(jù)。要求的補充證明文件不能造成對投標內(nèi)容和價格的實質(zhì)性修改。
2.招投標活動的時效性原則：
招投標活動的時效性貫串在整個招投標過程，可以按時間劃分為：
(1)前期：包括(a)出售招標文件的時間有規(guī)定；(b)投標人對招標文件提出澄清的時間有限制；(c)投標人準備投標文件的時間和截標、開標時間有規(guī)定；
(2)中期：包括(a)投標有效期有規(guī)定；(b)投標保證金有效期有規(guī)定；(c)投標人對澄清的答復(fù)有時間限制；
(3)后期：包括(a)中標后遞交履約保證金的時間有限制；(b) 簽訂合同的時間有限制。
3.招投標活動中評標公正性、公平性及公開性原則：
評標標準和方法事先由招標人制定并寫入招標文件，不能在開標后根據(jù)投標文件的情況更改和增減評標原則，及對不同投標人采取不同的評標標準。合同將授予實質(zhì)性響應(yīng)招標文件要求且評標價最低的投標人，而并不一定是開標價最低的投標人。
評標期間招標人可要求投標人對其投標文件進行澄清，但不能尋求、提供或允許投標人對投標價格等實質(zhì)性內(nèi)容做任何更改。對于投標文件中不構(gòu)成實質(zhì)性偏差的不正規(guī)、不一致或不規(guī)則，招標人可以接受，但這種接受不能損害或影響投標人的相對排序。實質(zhì)性響應(yīng)的投標應(yīng)是與招標文件的全部條款、條件和規(guī)格相符，沒有重大偏離的投標。對于關(guān)鍵條款的偏離、保留或反對，例如關(guān)于投標保證金、使用法律、稅收等內(nèi)容的偏離應(yīng)被認為是重大偏離。投標人不得通過修正或撤消使其投標成為實質(zhì)性響應(yīng)的投標。
實質(zhì)性響應(yīng)標準并沒有嚴格統(tǒng)一的界定，業(yè)界的看法不盡相同。但影響到投標人排序或會導(dǎo)致廢標的因素都可認為是實質(zhì)性的不響應(yīng)。